Por JÚLIA DE MEDEIROS
Estúdio Romeu e Julieta
Não existe um manual de etiqueta para enviar e-mails, mas bom senso na hora de respondê-los e escrevê- los é fundamental para ficar bem com o chefe, os colegas e os clientes. “Um erro comum é enviar respostas escritas de cabeça quente, num momento de estresse e chateação. Já vi parcerias importantes serem desfeitas por causa disso”, diz a consultora de etiqueta empresarial Maria Elisabeth Farina Guirao, autora do livro A Etiqueta que Faz a Diferença nas Empresas (Novatec). Nesses momentos, o e-mail acaba virando um confessionário. E o objetivo é que, no trabalho, ele seja mais impessoal e informativo. Veja as dicas ao lado e lembre-se delas antes de escrever suas próximas mensagens.
1. AO VIVO
Antes da internet, já existia comunicação. Não custa nada caminhar até a mesa de seu colega ou ligar para o cliente. Se necessário, o conteúdo da conversa pode ser resumido e enviado por e-mail apenas para registro.
2. CALMA
Se você recebeu uma mensagem que não o deixou feliz, espere um pouco para respondê-la. Dica de Sérgio Chaia, presidente da Nextel: “Escrevo uma mensagem na hora que estou de cabeça quente e outra no dia seguinte, para enviá- la realmente. A diferença é notável”. As mensagens enviadas por e-mail são interpretadas com mais rigidez e não permitem um pedido de desculpas em seguida, como em uma conversa.
3. CLAREZA
Ao escrever um e-mail preencha o assunto da mensagem. Isso ajuda a saber logo de cara do que se trata. Se quem recebeu seu e-mail precisar voltar a falar no assunto, não perderá tempo.
4. FORMA
Mantenha a formalidade, mesmo que a troca seja entre colegas. Muita intimidade pode criar mal-entendidos.
5. OBJETIVO
Faz parte do seu trabalho, ao transmitir uma mensagem, deixá-la o mais objetiva possível. Tópicos funcionam melhor do que longos parágrafos. É importante deixar claro também o que você espera de quem está lendo seu e-mail.
6. TEMPO
Ao receber uma pergunta que não sabe responder, mas sabe quem é a pessoa mais indicada para isso e vê que ela está copiada no e-mail, não desperdice seu tempo enviando mensagens como “Acho que Fulano poderá ajudar”. Evite ser aquele que envia e-mails desnecessários.
7. ANEXOS
Cuidado com os anexos. Todos os servidores têm limites, inclusive o seu. Se forem muitos, e realmente necessários, procure zipá-los. Outra dica é utilizar servidores que hospedam os arquivos na internet. Nesse caso basta copiar o link no corpo do e-mail. Se você tem dúvidas sobre mandar o anexo, mencione sobre ele no corpo do texto e se coloque à disposição para enviar àqueles que desejam recebê-lo.
8. DESTINO
Ao copiar outras pessoas no e-mail, para que elas tomem conhecimento do conteúdo, é necessário certa cautela. Esteja atento para não esquecer quem realmente deveria estar entre os destinatários. Quanto aos seus chefes, questione-se se eles devem estar ali. Você pode perder credibilidade se incluí-los sempre e sem necessidade.
9. FINAL
Fique de olho também na sua assinatura. Ela serve como um cartão de visitas. Mantenha- a curta, apenas com as informações mais importantes: nome, empresa, cargo e contatos. Nada de fazer de sua assinatura um minicurrículo
Fonte: Você S/A
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